お仕事の断捨離しませんか?


やましたひでこさんが提唱している「断捨離」。
この言葉も、行動も、一時的なブームではなく、
すっかり世間に定着したようです。

本日のお題「お仕事の断捨離」は、
私が経営者の方や会社の実務担当者と接していて
必要だな~と常々感じていることです。
※私自身にも言えることです(^^;

■経営者の場合
すべての仕事を自分でやろうとする。
 →すでに、自分ひとりのキャパでは収まらないほどの
  仕事量になっているのに、自分で何から何までやらないと
  いけないと思い込んでいる。

  結果、一応優先順位を付けて対応しているものの、
  メールなどへの返信も滞りがちになり、
  その相手先の仕事の進捗にも悪影響を与えてしまう。

これでは、目先の仕事を“処理”するだけで日々を過ごすことになりがちです。  
半年後、1年後を見据えた事業展開を考えるのが経営者の仕事なのに、
誰にでもできる仕事に大切な時間を奪われているのはとても勿体ないことです。

例えば
・日々溜まっていく経費の領収証の整理、データ入力
・社員の経費精算
・給料計算(勤怠管理)
・経営者が対応しなくても良いメールへの返信
・売上集計、請求書発行
・DM発送の文章作成、発送先の住所データ入力
などなど、沢山ありますね。

■実務担当者の場合
小規模な会社で、一人の社員が総務、経理、営業事務まで、
全てをこなしている場合があります。
※私も昔は小規模会社のバックオフィス業務を一人で担当していました。

会社を訪問すると、
銀行対応、事務用品の購入、経理事務、営業マンからの事務処理依頼などなど、
とても一人で対応しきれていない場面を見かけることがあります。

とりあえず、業務ごとに書類を入れる箱があって、
紛失しないようにはなっているものの、入れてあるだけなので、
必要な時にお目当ての書類を探し当てるのに時間がかかります。

「確かその箱の下の方に入れたような…」みたいな感じで、
その担当者にしか、書類を探し当てることができない状態です。

そんな場面を見るたびに、“私がすべて整理してあげたい~”って思ってしまいます。

・書類は業務ごとにファイルに入れて分類する→誰でも必要な時にすぐに見ることができる
・銀行振込などはネットを使って銀行に行く手間・時間・小切手や現金を持ち歩くリスクを減らす
・今行っている仕事の流れで重複しているものがないか確認してみる(本人のこだわりで行っているものなどは、本来不必要な場合があります)
・社内でやらなければいけない業務と外部に出せる業務を仕訳する

これらを行えば担当者自身も経営者も他の社員も仕事の効率が上がることは間違いありません。

Be-Workingでは、このように“仕事があふれかえって困っている”という方のお手伝いをしています。
『不要な業務はしない、いらない書類は捨てる、社内でしなくて良い業務は外部へ出す』を実践しませんか?

(文・渡辺明子)

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